PRIVATLIVSPOLITIK
Info vedrørende X-MILE’ s behandling af personoplysninger
I det følgende kan du læse nærmere om, hvordan X-MILE, i det følgende benævnt ”os” / ”vi” / ”X-MILE”, behandler personoplysninger, hvilke oplysninger det drejer sig om og dine rettigheder i den forbindelse m.v.
Denne privatlivspolitik er rettet mod dig, som søger job hos os, er ansat hos os og/eller er kontaktperson hos en af vores kunder/leverandører, idet det er disse kategorier af personer, hvis oplysninger vi behandler som led i driften af virksomheden.
X-MILE (/”os” / ”vi”) er:
X-MILE ApS
Sabroesvej 20
8600 Silkeborg
Cvr. nr. 27553966
Tlf. + 45 70 27 15 77
www.x-mile.com
Ønsker du at kontakte os pr. mail vedr. behandling af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte vores HR afdeling på mail adresse: marianne@wolly.dk.linux206.curanetserver.dk
Formål
Formålene med vores behandling af oplysninger om jobansøgere/ansatte og de legitime interesser, der forfølges hermed er administration af vore rekrutteringsprocedurer, lønudbetalinger, revidering af ansættelsesvilkår, fratrædelse/afskedigelse og hensynet til medarbejderens løbende udførelse af job-funktionen.
Formålet med vores behandling af kontaktoplysninger på personer hos vore kunder/leverandører er i sagens natur, at det er nødvendigt for os at kunne kommunikere med de nævnte personer pr. mail/telefon, som led i vore aktiviteter med køb/salg af varer.
Oplysningerne Side 2 af 6
De oplysninger vi behandler om dig som jobansøger er:
Navn, adresse, telefonnummer, mail, CV, eksamensbeviser og andre oplysninger, du måtte vælge at medtage i jobansøgningen samt oplysninger om ren straffeattest.
De oplysninger vi behandler om ansatte er:
Navn, cpr. nr., adresse, telefonnummer, mail, stillingsbetegnelse, ansættelsesvilkår, kontonummer, lønhistorik, fravær (ikke oplysninger om diagnose i tilfælde af fravær, men blot det forhold, at du er/har været/vil være fraværende i et givent tidsrum), navn og kontaktoplysninger på nærmeste pårørende, pasoplysninger.
Behandling af pasoplysninger (nødvendigt for udstedelse af visum til medarbejdere, der som led i de-res ansættelse skal rejse til Asien, typisk Kina) sker ej heller uden, at vi har indhentet den ansattes udtrykkelige samtykke hertil.
Vi behandler ikke følsomme oplysninger (oplysninger om helbredsforhold, fagforeningsmæssigt tilhørs-forhold etc.), medmindre det er nødvendiggjort efter funktionærloven og/eller syge-/dagpengelovgivningen og/eller af hensyn til at fastlægge om X-MILE/medarbejderen har et retskrav.
De oplysninger vi behandler om kontaktpersoner hos kunder/leverandører er:
Almindelige kontaktoplysninger, dvs. typisk navn, telefonnummer og mailadresse.
Sletning
Jobansøgninger
Opslåede stillinger Ansøgningen gemmes indtil stillingen er besat, herefter slettes den i udgangspunktet, medmindre du ikke er en af dem, der fik jobbet og der er belæg for at gemme ansøgningen. Med ”belæg for at gem-me” menes, at vi skønner mulighed for, at en relevant stilling vil blive ledig indenfor overskuelig frem-tid. En ansøgning gemmes dog aldrig mere end et år.
Såfremt du som ansøger ikke ønsker at vi gemmer din ansøgning, kan du altid bede os om at slette den og vi vil derpå gøre dette.
Uopfordrede ansøgninger Side 3 af 6
Ansøgninger gemmes i max. et år for det tilfældes skyld, at der måtte opstå en ledig stilling. – Dette ikke kun af hensyn til vores interesse i rekruttering af relevant personale, men i lige så høj grad af hensyn til din interesse i at få job.
Såfremt du ikke ønsker at vi gemmer din ansøgning i et år, kan du dog altid bede os om at slette den før.
Ansatte
I forhold til ansatte gælder det, at alle oplysninger om den enkelte medarbejder (den enkeltes ”perso-nalemappe”) slettes 5 år efter ansættelsesforholdets ophør. Begrundelsen for at lagre oplysningerne i nævnte periode efter ansættelsesforholdets ophør er, at vi efter bogføringslovgivningen har en pligt til at kunne dokumentere baggrunden for vore transaktioner vedr. løn i 5 år efter det pågældende regn-skabsårs udløb.
Kontaktpersoner
De sædvanlige kontaktoplysninger vi behandler vedr. kontaktpersoner hos kunder/leverandører ajour-føres løbende, ikke mindst fordi vi selv har en interesse i, at oplysningerne er opdaterede, og ikke længere relevante kontaktpersoners oplysninger slettes i den forbindelse ligeledes løbende.
Udveksling med 3. mand
Jobansøgere
Vi deler ikke oplysninger om jobansøgere med 3. mand. Dog anvender vi en hostet IT-løsning og som led i, at jobansøgningen med tilhørende informationer opbevares/behandles på den eksterne server, er oplysningerne teknisk set overladt i hostingfirmaets varetægt.
Vi anvender Microsoft Outlook i forbindelse med vores emailløsning, men data overlades ikke til Micro-soft, da løsningen med tilhørende data ikke er hostet hos Microsoft, men drives fra vor server hos før-nævnte hostingfirma.
Ansatte
Medarbejderoplysninger udveksles ikke med 3. mand, med undtagelse af følgende:
Vi anvender en hostet IT-løsning og som led i, at vor medarbejderdatabase opbevares/behandles på den eksterne server, er oplysningerne teknisk set overladt i hostingfirmaets varetægt.
Vi gør brug af en ekstern leverandør af et lønstyringssystem i forbindelse med vores lønstyring, hvor-med udveksles relevante oplysninger til brug for lønkørslerne. Side 4 af 6
Vi udveksler i forbindelse med lønudbetalinger medarbejderens cpr. nr. og andre relevante oplysninger med SKAT, således at der kan indeholdes korrekt a-skat og am-bidrag m.v.
Hvis ansættelsesforholdet er omfattet af en pensionsordning udveksler vi cpr. nr. og andre relevante oplysninger med pensionsselskabet, således at der kan ske korrekt beregning og indbetaling af ar-bejdsgivers hhv. arbejdstagers pensionsbidrag m.v.
Vi udveksler cpr. nr. og andre relevante oplysninger med Feriekonto, således at der kan ske korrekt registrering af feriepenge og afholdt ferie.
Vi udveksler cpr. nr. og andre relevante oplysninger med medarbejderens hjemkommune i forbindelse med evt. sygedagpengerefusion/lønrefusion, i det omfang det er relevant i det pågældende ansættelsesforhold.
Vi udveksler cpr. nr. og andre relevante oplysninger med vores bank, i det omfang det er nødvendigt som led i udstedelse af betalings-/kreditkort i medarbejderens navn.
Vi udveksler oplysninger om medarbejderen med teleselskab/internetudbyder, i det omfang medarbejderen har telefon som led i ansættelsesforholdet og/eller frit internet og det som led i oprettelse og administration af abonnementet er nødvendigt at udveksle medarbejderens oplysninger med selskabet/udbyderen.
Vi udveksler i et vist omfang oplysninger om medarbejdere med vort revisionsfirma, i det omfang det er nødvendigt for revisionsfirmaets udførelse af opgaver for os.
I forbindelse med udstedelse af VISUM, i de situationer, hvor medarbejderen udfører en opgave der involverer rejseaktivitet, udveksler vi medarbejderens pasoplysninger med det relevante lands ambassade (typisk den kinesiske ambassade) og evt. et hotel som led i bookning af overnatning. Vi indhenter og udveksler dog aldrig medarbejderens pasoplysninger med 3. mand, uden at have indhentet medarbejderens specifikke samtykke hertil.
Vi anvender Microsoft Outlook i forbindelse med vores emailløsning, men data overlades ikke til Micro-soft, da løsningen med tilhørende data ikke er hostet hos Microsoft, men drives fra vor server hos ovenstående hostingfirma.
Kontaktpersoner
Vi deler ikke oplysninger på kontaktpersoner hos kunder/leverandører med 3. mand, medmindre det sker som led i konkret aftale med den pågældende kontaktperson. Dog anvender vi en hostet IT-løsning og som led i, at kontaktoplysningerne opbevares/behandles på den eksterne server, er oplys-ningerne teknisk set overladt i hostingfirmaets varetægt. Side 5 af 6
Vi anvender Microsoft Outlook i forbindelse med vores emailløsning, men data overlades ikke til Micro-soft, da løsningen med tilhørende data ikke er hostet hos Microsoft, men drives fra vor server hos ovenstående hostingfirma.
3. landsoverførsler
Vi overfører i et vist omfang oplysninger om medarbejdere til 3. lande som led i medarbejderes rejse-aktivitet, som nærmere beskrevet ovenfor, idet vore aktiviteter består i import af varer fra Asien, navnlig Kina.
De lande vi overfører oplysninger til i den forbindelse (lande i Asien, oftest Kina) er typisk ikke opført på EU-kommissionens liste over sikre 3. lande jfr. persondataforordningens artikel 45. Det er ej heller (i virkelighedens verden) muligt, at sikre garantier fra de lande, der udveksles data med jfr. persondataforordningens artikel 46.
Det grundlag vi anvender som led i overførslen af medarbejderes oplysninger til 3. lande som led i rejseaktivitet, er derfor samtykke fra den enkelte medarbejder og det forhold, at det er nødvendigt for, at den medarbejder, hvis opgaver består i rejseaktivitet, kan bestride sine funktioner jfr. persondata-forordningens artikel 49, stk. 1, litra a og litra b.
Retsgrundlag
X-MILE’ s retsgrundlag for behandling af personoplysningerne er persondataforordningens artikel 6., 1. litra a, b, c og f, samt artikel 9, 2., b og databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, 3 og nr. 4 jfr. § 7, stk. 2.
Dine rettigheder
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig m.v. jfr. nærmere persondataforordningens artikel 15.
Du har ret til at få urigtige oplysninger vi har om dig slettet, jfr. nærmere persondataforordningens artikel 16.
Du har ret til at få slettet dine oplysninger hos os jfr. persondataforordningens artikel 17, i det omfang vi ikke er berettiget til længere at ligge inde med dem.
Du har ret til at få begrænset vores behandling af oplysninger om dig jfr. nærmere persondataforordningens artikel 18.
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger jfr. persondataforordningens artikel 21. Side 6 af 6
I det omfang vores behandling af dine oplysninger er baseret på et samtykke fra dig, er du berettiget til at trække samtykket tilbage med den konsekvens, at vi ikke længere må behandle oplysningerne (medmindre vi lovligt kan behandle oplysningerne på andet grundlag).
Ønsker du at kontakte os vedrørende ovenstående rettigheder, fremgår vore kontaktoplysninger oven-for.
Vi anvender ikke automatiske afgørelser, herunder profilering, som led i vores rekruttering af medarbejdere.
Du har ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af personoplysninger. Se nærmere på www.datatilsynet.dk.